Steinzeit - Computerzeitalter

Im Wandel der Zeit haben sich die Weitergabe und Erhaltung von Informationen stetig verändert. Zunächst wurden Informationen nur mündlich zwischen den Generationen weitergegeben. Die Speicherung dieser Informationen erfolgte lediglich in den Köpfen der Menschen. Viele Informationen gingen durch verschiedenste Umstände auf diese Weise verloren. Andere Informationen wurden durch Bilder (z.B. Höhlenmalerei) der Nachwelt erhalten. Später, mit der Entwicklung von Schriftzeichen, wurden Informationen z.B. in Stein gemeißelt.
Als technische Neuerung haben die Ägypter den Papyrus eingeführt, was dann letztlich, über viele hundert Jahre in der Verwendung von Papier zur Übermittlung und Speicherung von Informationen endete. Der nächste Schritt war die Weitergabe und Speicherung von Informationen auf elektronischem Wege. Heute können schon Schulkinder ohne Handy, E-Mail und Internet kaum noch auskommen. Mit dieser Entwicklung wuchs auch unaufhörlich die Menge an Informationen die verarbeitet werden musste. Die Informationsflut und damit auch die Dokumentenflut die Menschen heutzutage bewältigen müssen, steigt trotz des technischen Fortschritts immer noch weiter an.
Dokumentenmanagement ist daher nicht nur die Verwaltung und Speicherung von Dokumenten, bzw. Informationen, sondern vor allem von Wissen.

Was meint der Begriff Dokumentenmanagement eigentlich?

Dazu ist es hilfreich zuerst zu klären, was überhaupt ein Dokument ist. Der Begriff Dokument entspricht nicht nur den ehemaligen Papierdokumenten, sondern kann daneben jede andere digitale Form von Informationen beinhalten, die zu einem Dokument verbunden werden. Ein Dokument kann aus einem Bild oder einem Datensatz, oder mehreren Einzelobjekten (z.B. mehreren Bildern, einer Datei mit integrierten Bildern, Texten und Tabellen, gemischten Inhalten aus mehreren Quellen) bestehen.
Dokumentenmanagement meint die Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten unter Erhaltung der Qualität, Performance, Zugriffssicherheit und Verfügbarkeit, unabhängig davon, wo und in welchem Format die Dokumente vorgehalten werden.
Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist oft ein Sammelbegriff für die sich zunehmend mischenden Systeme, wie z.B. Document Imaging (Capturing), Groupware, Workflow, elektronische Archivsysteme, digitale und optische Speicher, E-Forms u.a.

Sie sehen, daß hinter einem kleinen Begriff wie DMS sehr viel stecken kann. An dieser Stelle ist es oft von Nöten entsprechende Unterstützung bei der Umsetzung von DMS-Projekten zu erhalten, um zur richtigen Zeit die richtigen Entscheidungen, auch im Hinblick auf die Zukunft, zu treffen.