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Beratung

Zum Thema Beratung gibt es viele Ansätze die man verfolgen kann. Die Frage die sich stellt ist, zu welchem Zeitpunkt, und warum man mit den Planungen für ein ECM-Projekt beginnt.

Ist die Erweiterung des Unternehmens, auch länderübergreifend, und der damit verbundene allseitige Zugriff auf Dokumente und Informationen notwendig, ein Optimierungsgedanke (Einspargedanke) der Auslöser, werden die Mitarbeiter der Papier- und Informationsflut nicht mehr Herr oder gibt es Anforderungen von Außen (z.B. Gesetze) die umgesetzt werden müssen.

Sehr oft ist es so, daß ein Softwareanbieter oder Integrator dem Unternehmen seine Leistungen anbietet. Oftmals heißt es hier "out of the box", oder "Sie können direkt starten", "kurze Installationszeiten", usw. Grundsätzlich ist das nicht falsch, aber meistens startet man dann ohne ausreichende Vorplanung, oder man versucht eine Lösung, die sich in den softwaretechnischen Grenzen des jeweiligen Anbieters bewegt.

Sehr oft entsteht ein hoher Mehraufwand allein dadurch, daß versucht wird fehlende Funktionalität des Standardpaketes durch Individuallösungen zu ersetzen, oder es ergeben sich Anforderungen im Laufe des Projektes, die eigentlich schon bei Projektstart existierten, aber der Personenkreis den es betrifft, nicht in die Planung mit einbezogen wurde. Ganz abgesehen von dem Zeitaufwand, alle Mitarbeiter noch kurzfristig in das laufende Projekt mit einzubeziehen.

Dies stört das Tagesgeschäft oft erheblich und trägt nicht gerade zur Akzeptanz einer solchen Lösung im Unternehmen bei.

In der Regel führt diese Vorgehensweise zu "Insellösungen" im Unternehmen. Man hat eine bestimmte Anforderung umgesetzt, aber z.B. durch fehlende Schnittstellen, oder andere Integrationsmöglichkeiten ist es schwierig und meißt kostenintensiv diese Insellösung so in die vorhandene Systemlandschaft zu integrieren, damit weitestgehend alle Vorteile (Synergieen) genutzt werden können und der administrative Aufwand möglichst klein gehalten wird.

Wäre es hier nicht besser gewesen, von Anfang an ein ECM-Projekt durch den Einsatz eines unabhängigen Beraters vorzuplanen, um anschließend mit den gewonnenen Erkentnissen die passende Software-Lösung zu suchen?



 

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