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Beratung

Zum Thema Beratung gibt es viele Ansätze die man verfolgen kann. Die Frage die sich stellt ist, zu welchem Zeitpunkt, und warum man mit den Planungen für ein ECM-Projekt beginnt.

Ist die Erweiterung des Unternehmens, auch länderübergreifend, und der damit verbundene allseitige Zugriff auf Dokumente und Informationen notwendig, ein Optimierungsgedanke (Einspargedanke) der Auslöser, werden die Mitarbeiter der Papier- und Informationsflut nicht mehr Herr oder gibt es Anforderungen von Außen (z.B. Gesetze) die umgesetzt werden müssen.

Sehr oft ist es so, daß ein Softwareanbieter oder Integrator dem Unternehmen seine Leistungen anbietet. Oftmals heißt es hier "out of the box", oder "Sie können direkt starten", "kurze Installationszeiten", usw. Grundsätzlich ist das nicht falsch, aber meistens startet man dann ohne ausreichende Vorplanung, oder man versucht eine Lösung, die sich in den softwaretechnischen Grenzen des jeweiligen Anbieters bewegt.

Sehr oft entsteht ein hoher Mehraufwand allein dadurch, daß versucht wird fehlende Funktionalität des Standardpaketes durch Individuallösungen zu ersetzen, oder es ergeben sich Anforderungen im Laufe des Projektes, die eigentlich schon bei Projektstart existierten, aber der Personenkreis den es betrifft, nicht in die Planung mit einbezogen wurde. Ganz abgesehen von dem Zeitaufwand, alle Mitarbeiter noch kurzfristig in das laufende Projekt mit einzubeziehen.

Dies stört das Tagesgeschäft oft erheblich und trägt nicht gerade zur Akzeptanz einer solchen Lösung im Unternehmen bei.

In der Regel führt diese Vorgehensweise zu "Insellösungen" im Unternehmen. Man hat eine bestimmte Anforderung umgesetzt, aber z.B. durch fehlende Schnittstellen, oder andere Integrationsmöglichkeiten ist es schwierig und meißt kostenintensiv diese Insellösung so in die vorhandene Systemlandschaft zu integrieren, damit weitestgehend alle Vorteile (Synergieen) genutzt werden können und der administrative Aufwand möglichst klein gehalten wird.

Wäre es hier nicht besser gewesen, von Anfang an ein ECM-Projekt durch den Einsatz eines unabhängigen Beraters vorzuplanen, um anschließend mit den gewonnenen Erkentnissen die passende Software-Lösung zu suchen?


Einmal anders

contellix möchte hier einen anderen Ansatz verfolgen, der dem Unternehmen Vorteile bringt und die Akzeptanz einer Lösung bei den Anwendern erhöht.
Wir wollen mit einem Projekt "von Vorne" beginnen und einen ganzheitlichen Ansatz zur Umsetzung anbieten!
Durch die langjährige Erfahrung mit dem Einsatz von ECM-Lösungen in unterschiedlichsten Bereichen und Ausprägungen, und der Kenntnis unterschiedlicher Software-Produkte, lässt sich ein Projekt besser starten. Durch unabhängige Beratungsleistungen, auch durch Kooperation mit einer "reinen" Unternehmensberatung, kann auf die Bedürfnisse eines Unternehmens ganz anders eingegangen werden. Nicht zuletzt durch die Zusammenarbeit mit unseren Partnern lassen sich unterschiedliche Softwarelösungen umsetzen.


Erkennen

Viele Anbieter von ECM-Lösungen und auch Unternehmensberater bieten den Punkt "Analyse" für Projekte / Prozesse an. Bei der Planung von DMS-Projekten sind allerdings viele Dinge zu berücksichtigen, die sich nicht nur aus der einen oder anderen Sichtweise betrachten lassen, sondern bedingt durch ihre Kompelxität, sehr oft bereichsübergreifende Auswirkungen auf ein Unternehmen haben. Sei es auf Unternehmensabläufe, eingesetzte Software (z.B. ERP-Systeme), oder auf Mitarbeiter.
"Erkennen" meint auch, neben der Aufnahme der technischen Anforderungen, menschliche Aspekte zu berücksichtigen. Bereits zu diesem Zeitpunkt sollten auch ausgewählte Anwender in die Planung mit einbezogen werden. Diese sollen ja später damit arbeiten und haben oft gute Ideen für die Gestaltung von verbesserten Prozessen.


Umdenken

Aus den in der Analyse gewonnenen Erkentnissen über die Anforderungen an eine EVM-Lösung, ergeben sich Möglichkeiten, unter Beachtung der Umgebung in der diese ECM-Lösung zum Einsatz kommt, Prozesse / Tätigkeiten zu digitalsieren, anders zu gestalten oder zu optimieren.
Das Ziel von contellix ist hier, Lösungsansätze zu erarbeiten, die unter anderem auch Punkte wie z.B. Unternehmensstrategie, Installationsumfeld, Zukunftssicherheit oder die Integrationsfähigkeit in bestehende Systemlandschaften berücksichtigen. Hier möchten wir Ihnen einen Rahmen aufzeigen, mit dem Sie die Realisierung des ECM-Projektes erfolgreich vorbereiten.

Das Ziel dieses Schrittes ist die Erstellung eines Feinkonzeptes, das alle Erfordernisse des ECM-Projektes aufzeigt.
Dieses Feinkonzept ermöglicht Ihnen unabhängig von contellix die weitere Realisierung des Projektes in Angriff zu nehmen. Natürlich steht Ihnen contellix auch weiterhin gerne zur Verfügung.
Diese beiden Schritte (Erkennen / Umdenken) sollten grundsätzlich immer am Anfang eines Projektes stehen, unabhängig davon, wie der weitere Verlauf des Projektes gestaltet wird, bzw. wer das Projekt umsetzt!


Realisieren / softwaretechnische Lösung

Mit den Informationen (Feinkonzept) die sich aus den ersten beiden Schritten ergeben haben, kann man sich jetzt nach der geigneten Software / Hardware umsehen. Haben Sie als Kunde hier bereits einen Vavoriten, evtl. sogar schon ECM-Funktionalitäten im Einsatz oder kommt es in besonderem Maße auf die Integrationsmöglichkeiten an, unterstützt contellix Sie bei der Auswahl der für Sie richtigen Produkte. Natürlich kann es notwendig sein, gewisse Anforderungen mit Individualprogrammen umzusetzen. contellix hat dazu die entsprechenden Partner, oder wir betreuen die Ausführung bei Ihrem Lösungspartner.

Am Ende dieses Schrittes haben Sie eine Übersicht über die einzusetzende Software, die zeitliche Organisation, den Kostenrahmen, etc. und können somit die weiteren Maßnahmen (Bestellung, Beauftragung, etc.) einleiten.

Zu diesem Zeitpunkt kann es bereits sinnvoll sein, für am Projekt beteiligte Personen (EDV-Admin, Scan-Operator, etc.), Schulungen durchzuführen, damit die spätere Implementation der Lösung optimaler durchgeführt werden kann.
contellix führt diese Schulungen gerne für Sie durch, bzw. erstellt einen Schulungsplan.


Implementation

Diese Projektphase besteht in der Regel aus 4 Einzelschritten. Dies sind Installation (Hard- / Software), Testbetrieb, Anpassungen/Änderungen und die Produktivsetzung.

Die Durchführung der Einzelschritte kann in unterschiedlicher Weise erfolgen:
- durch contellix (soweit möglich)
- durch den Hersteller
- durch eine Consulting-Firma
- durch eigenes Personal.

In dieser Phase ist es sinnvoll, oft auch notwendig, eigenes Personal (EDV-Admin, Netzwerktruppe, etc.) mit einzubinden. Dies hat neben der Notwendigkeit und dem Ausbildungsgedanken auch positive Auswirkung auf die Akzeptanz der Lösung. Auch an dieser Stelle kann parallel zur Implementation auch schon ein Teil Schulung (z.B. Anwender) erfolgen.

contellix bietet Ihnen hier auch die Funktion des reinen Projektmanagements an. contellix überwacht und steuert alle Maßnahmen die für diese Projektphase definiert sind.

Der Abschluß dieser Phase ist die Projekt-Abnahme.


Schulung

Falls noch nicht zu einem früheren Zeitpunkt geschehen, werden spätestens jetzt die Anwender an die neue Lösung herangeführt. Dies kann bedeuten, die Schulung erfolgt in "Klassen" (Schulungsraum), aber auch die Schulung von kleinen Gruppen (z.B. die Buchhaltung oder Teile der Buchhaltung) an einem entsprechenden Arbeitsplatz.
Natürlich besteht auch die Möglichkeit zunächst ausgewählte Anwender (Key-User) zu schulen, die dann ihrerseits für die Verteilung des Wissens in ihrem Bereich sorgen.

contellix unterstützt Sie bei der Vorbereitung, z.B. durch die Erstellung eines Schulungsplanes und bietet Ihnen auch die Durchführung der entsprechenden Schulungen an.
Hinweis! Schulungen von contellix schließen nicht mit einer Zertifizierung ab, sondern beziehen sich ausschließlich auf den Anwendungsfall. Zertifizierungen bieten die jeweiligen Hersteller in der Regel in Form von Anwender- und Administrationsschulungen an. Informationen finden Sie auf der jeweiligen Homepage.


Dokumentation

Projektdokumentation
In Projekten die durch contellix durchgeführt, bzw. betreut werden, wird grundsätzlich eine Projektdokumentation erstellt, bzw. von dem Integrator gefordert. Die Anforderung an eine Projektdokumentation erschöpft sich aber nicht am Vorhandensein der jeweiligen Anwenderhandbücher oder dergleichen. Die besondere Form dieser Dokumentation wurde von contellix eigens aufgrund unserer Projekterfahrung entwickelt und bietet viele Vorteile, nicht nur für den laufenden Betrieb.
Auch contellix-Partner setzen diese Form der Dokumentation bereits für Ihre Projekte ein. contellix informiert Sie gerne ausführlich. Fragen Sie einfach danach.

Diese Projektdokumentation bietet durch ihren Aufbau die Möglichkeit, Sie sofort in weiteren Dokumentationsformen zu verwenden.

Betriebshandbuch (BHB)
Ein Betriebshandbuch ist die erweiterte Dokumentation zu einem Softwareprodukt oder zu einer Software-Lösung. Wärend in der Projektdokumentation Informationen wie Installationspfade, Customizing-Einstellungen, Benutzerinformationen, usw. zu finden sind, gehören zu einem Betriebshanbuch auch Punkte wie Herstellerinformationen, Beschreibung von eingesetzten Schnittstellen, Ablauf- Beschreibungen / -Diagramme (z.B. Scan-Operator), und vieles mehr.

Ein Betriebshandbuch ist die Basis für den ordnungsgemäßen Betrieb einer DMS-Lösung und unverzichtbare Vorbereitung zur Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen.
MRC informiert Sie gerne ausführlich. Fragen Sie einfach danach.

Verfahrensdokumentation
Die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus der GoBS "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme".

VI. Dokumentation und Prüfbarkeit (Tz. 6 der GoBS) a) Für jedes DV-gestützte Buchführungssystem ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahrensdokumentation).

ECM-Lösungen haben in den meisten Fällen direkte Verbindung mit Buchführungssystemen oder beinhalten prüfungsrelevante Dokumente. Deshalb ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation unerlässlich.
Verfahrensdokumentationen haben als Bestandteil die jeweiligen BHB's der eingesetzten Softwaren erweitert um die gesetzlichen Anforderungen.

contellix informiert Sie gerne ausführlich über dieses komplexe Thema. Fragen Sie einfach danach.


Einsatzunterstützung

Für contellix hört nach der Projektabnahme und Übergabe der Projektdokumentation die Betreuung der Installation noch nicht auf. Auch dananch stehen wir Ihnen für Fragen, Anpassungen und weitere Beratung zur Verfügung. Durch unsere Kooperationspartner stehen Ihnen auch kompetente Menschen als BackUp zur Verfügung.

 

Unsere Kernkompetenzen

  • Elektronische Archivierung
  • Elektronisches Dokumentenmanagement
  • Enterprise Content Management
  • Verbindung ERP-DMS/ECM
  • Workflow
  • Dokumentenprozesse
  • Prozessmanagement

 

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